41. Хранение документов

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

Письмом от 17 ноября 1994 г. № 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 № 552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).

Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный "Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения", утвержденный Федеральной архивной службой (от 16. 01. 1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В соответствии с Законом "Об основах налоговой системы в РФ" и Законом "О бухгалтерском учете" документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет.

Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечне документов от 1988 г. Ознакомиться с выпиской из перечня можно в книге "Бухгалтерский учет: Сборник нормативных документов" М., Финансы и статистика, Аудит, 1994 г. Типовой перечень для кредитных организаций в печатном виде автору найти не удалось, но он помещен в системе "Консультант +".

В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 "Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (далее по тексту - Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 N 552.

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января 1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21. 03. 94 г. № 358-Р Центробанк издал указание от 12. 04. 94 г. № 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и Договором.

Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.

В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30. 11. 94 г. № 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. N 169-Т "О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций", которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.

<*> ЭПК - Экспертно - проверочная комиссия Государственного архива.

При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления ГУ ЦБ РФ по г. Москве, банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой.

На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

Автор: Шевчук Д.А.

<< Назад: Внутpибанковский контроль и аудит

>> Вперед: Порядок оформления расчетных документов

Рекомендуем интересные статьи раздела Конспекты лекций, шпаргалки:

▪ Обществознание. Шпаргалка

▪ Патологическая анатомия. Шпаргалка

▪ Возрастная психология. Конспект лекций

Смотрите другие статьи раздела Конспекты лекций, шпаргалки.

Читайте и пишите полезные комментарии к этой статье.

<< Назад

Последние новости науки и техники, новинки электроники:

Атомный секрет вечного блеска золота 20.06.2026

Золото издавна считается символом вечности и благородства не только из-за своей редкости, но и благодаря удивительной химической стойкости. В отличие от большинства металлов, оно не окисляется на воздухе, не тускнеет и не покрывается ржавчиной даже спустя тысячелетия. Эта уникальная инертность позволила золотым артефактам сохранять первозданный блеск с древних времен. Однако точный механизм такой защиты долго оставался загадкой для ученых. Недавнее исследование американских химиков-вычислителей раскрыло, что дело не просто в слабом взаимодействии с кислородом, а в особой атомной структуре поверхности металла. Сотрудники Тулейнского университета Санту Бисвас и Мэтью М. Монтемор провели детальное компьютерное моделирование, чтобы понять, как молекулы кислорода взаимодействуют с поверхностью золота. Ученые сравнили два основных типа атомных структур: "реконструированные" и "нереконструированные" поверхности. Было доказано, что природная способность золота к перестройке атомов играет кл ...>>

Смарфон Realme 16T 5G 20.06.2026

В сегменте доступных смартфонов с акцентом на длительную работу без подзарядки компания Realme представила интересную новинку - модель Realme 16T 5G. Главным преимуществом устройства стала по-настоящему впечатляющая батарея емкостью 8000 мАч, которая способна обеспечить до трех дней автономной работы при умеренном использовании. При этом инженерам удалось сохранить относительно компактный корпус толщиной менее 9 мм и вес всего 224 грамма, что делает смартфон удобным для повседневного ношения несмотря на внушительный аккумулятор. Смартфон оснащен большим 6,8-дюймовым LCD-дисплеем с высокой частотой обновления 144 Гц и пиковой яркостью до 1200 нит. Такое сочетание обеспечивает плавную картинку в динамичных сценах и комфортное восприятие контента даже под прямыми солнечными лучами. За производительность отвечает энергоэффективный процессор MediaTek Dimensity 6300, дополненный оперативной памятью LPDDR4X и накопителем UFS 2.2. Для эффективного отвода тепла во время продолжительных нагру ...>>

Проблема набора веса после 40 19.06.2026

С возрастом многие люди замечают, что поддерживать привычный вес становится все сложнее, даже если рацион и уровень активности существенно не меняются. Ученые из Каролинского института в Швеции раскрыли одну из ключевых биологических причин этого явления. Они показали, что с годами в жировой ткани замедляется процесс обновления липидов, из-за чего организм постепенно накапливает жир. Это естественное возрастное изменение объясняет, почему после 40 лет тело начинает "работать" иначе, способствуя набору веса. В долгосрочном исследовании специалисты наблюдали за жировой тканью 54 мужчин и женщин на протяжении в среднем 13 лет. Независимо от того, набирали участники вес или, наоборот, худели, у всех без исключения скорость липидного обмена в жировых клетках заметно снижалась. Жир в клетках обновляется все медленнее, и этот процесс происходит автоматически с течением времени. Те, кто не компенсировал замедление уменьшением калорийности питания, в среднем набирали около 20% от исходного в ...>>

Случайная новость из Архива Наём роботов вместо людей 25.08.2021 В США появились фирмы по аренде роботов. Однако средний и малый бизнес не спешит заменять людей на производстве Небольшие фабрики часто выпускают ограниченные партии продукции, поэтому им невыгодно применять роботизированный труд. Silicon Valley Robotics, инвестирующая в автоматизацию производства, подтвердила, что долгое время развитие индустрии тормозилось именно из-за экономических соображений. Тем не менее сейчас некоторые инвесторы обратили внимание на этот рынок. Крупнейший в отрасли Tiger Global за семь месяцев поддержал три робототехнические фирмы, которые предлагают подписку на "инновационных работников". Партнер Initialized Capital Гэрри Тан считает, что сочетание более совершенных и дешевых технологий компьютерного зрения и искусственного интеллекта, низких кредитных ставок и отсутствие трудностей в поставках из Китая подогревают интерес к подписке на роботов. Боб Альберт, чья семья владеет 105-летним заводом по штамповке металла в Чикаго, с радостью согласился на предложение платить роботу менее 10 долларов в час, когда средний работник получает на заводе 20 долларов. Однако позже Альберт увидел, что искусственный интеллект далеко не всегда принимает верные решения, что вредит производству. "[Робот] Мелвин работает 24 часа в сутки, все три смены, тем самым он заменил трех полноценных операторов. В этом году нам пришлось значительно повысить заработную плату из-за происходящего в мире. И, к счастью, Мелвину не повысили зарплату. Он не просит о повышении", - поделился опытом глава небольшого пластмассового завода Тэмми Баррас, который начал использовать робота в начале 2020 года. Предприниматель арендует трех роботов у Rapid Robotics. Таким образом владелец завода экономит на оплате труда около 180 тысяч долларов в год. Баррас, на заводе у которого работает 102 сотрудника, признает, что на сегодняшний день роботы не могут полностью заменить человека, поскольку они способны выполнять только простые повторяющиеся задачи. К примеру, взять круглый пластиковый цилиндр и нанести логотип компании на нужную сторону выпускаемой продукции.

Другие интересные новости:

▪ Нил стал длиннее

▪ Светодиоды GaN-на-кремнии

▪ Вода в стратосфере формирует климат

▪ Женский контрацептив с дистанционным управлением

▪ Гибрид утюга с пылесосом

Лента новостей науки и техники, новинок электроники

Интересные материалы Бесплатной технической библиотеки:

▪ раздел сайта Электрику. Подборка статей

▪ статья Джозеф Аддисон. Знаменитые афоризмы

▪ статья Кто из жителей нашей планеты является рекордсменом по путешествиям во времени? Подробный ответ

▪ статья Прицеп-самосвал. Личный транспорт

▪ статья Радиосоединение двух факсов. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

▪ статья Устройство защиты трансивера. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

Оставьте свой комментарий к этой статье:

www.diagram.com.ua
2000-2026