Должностная инструкция для начальника общего отдела

Бесплатная техническая библиотека для любителей и профессионалов

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Бесплатная библиотека / Охрана труда / Должностные инструкции

Должностная инструкция для начальника общего отдела

Охрана труда

Охрана труда / Должностные инструкции

Комментарии к статье

I. Общие положения

Начальник общего отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.
На должность начальника общего отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее __ лет.
Начальник общего отдела непосредственно подчиняется _______.
Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.
В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:

законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;
методическими материалами, относящимися к его функциям;
Уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия;
настоящей Должностной инструкцией.

Начальник общего отдела должен знать:

законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;
профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;
производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;
основы организации производства, труда и управления;
основы организации делопроизводства;
правила проведения проверок и документальных ревизий;
порядок документооборота;
приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;
правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
методы организации и планирования информационной работы;
порядок прохождения служебной информации;
порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
этику и навыки делового общения;
порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);
вопросы трудового и административного законодательства;
основы экономики труда и управления;
порядок разработки трудовых договоров;
правила и нормы охраны труда.

II. Должностные обязанности

Начальник общего отдела обязан:

Обеспечить внедрение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Организовать работу по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.
Обеспечить действенную систему контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.
Контролировать работу секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядка отправления исходящей корреспонденции.
Руководить работой машинописного подразделения, периодически организовывать обучение машинисток правилам печатания деловых писем.
Контролировать правильность оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.
Проверять правильность оформления в соответствии с требованиями законодательства, обратив особое внимание на согласование с юридической службой (виза юриста), материалов, направляемых в судебные органы Украины.
Совместно с бухгалтерской и юридической службами способствовать своевременному и правильному перечислению государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.
Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
Разработать порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.
Организовать справочно-информационный фонд по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.
Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.
Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей.
Руководить работниками отдела.

III. Права

Начальник общего отдела имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством Украины.
Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Начальник общего отдела несет ответственность:

За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Украины.
За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Украины.

Рекомендуем интересные статьи раздела Должностные инструкции: