Бесплатная техническая библиотека

Должностная инструкция для офис-менеджера. Полный документ

Охрана труда / Должностные инструкции

 Комментарии к статье

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами Украины;
• Уставом Компании;
• Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
• Положениями об отделах Компании;
• приказами руководства;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей Должностной инструкцией.

8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
9. Офис-менеджер должен знать:

• организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
• положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
• функции и задачи подразделений Компании;
• функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
• свои функциональные обязанности и права;
• свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет функции секретаря Компании:
2. Документационное обеспечение управления:

• приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
• фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
• ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

3. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
4. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
5. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
6. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
7. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

• заказ воды по мере необходимости;
• заказ канцелярии ежеквартально;
• осуществление подписки на периодические издания;
• оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей;
• организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

8. Координирует и контролирует работу:

• водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
• курьеров;
• уборщицы.

9. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

• добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
• качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
• поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
• эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
• соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
• не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 Рекомендуем интересные статьи раздела Должностные инструкции:

▪ Начальник жилищно-коммунального отдела. Должностная инструкция

▪ Врач-гериатр. Должностная инструкция

▪ Экономист по материально-техническому снабжению. Должностная инструкция

Смотрите другие статьи раздела Должностные инструкции.

Читайте и пишите полезные комментарии к этой статье.

<< Назад

Последние новости науки и техники, новинки электроники:

Впервые преоодолена передача ВИЧ от матери к ребенку 02.01.2026

Проблема вертикальной передачи ВИЧ - от матери к ребенку - остается одной из ключевых задач глобальной медицины. Недавний отчет Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) демонстрирует историческое достижение: Бразилия впервые в своей истории полностью преодолела этот путь передачи вируса. Страна стала 19-й в мире и первой с населением более 100 миллионов человек, которая достигла такого результата. Достижения Бразилии основаны на комплексных медицинских программах, обеспечивающих своевременный доступ к диагностике и терапии для всех слоев населения. ВОЗ официально подтвердило, что уровень передачи ВИЧ от матери к ребенку снизился до менее двух процентов. Более 95% беременных женщин в стране получают регулярный скрининг на ВИЧ и необходимое лечение в рамках стандартного ведения беременности. Изначально программа тестировалась в крупных муниципалитетах и штатах с населением более 100 тысяч человек, а затем была масштабирована на всю страну. Такой подход позволил унифицировать ста ...>>

Нанослой германия увеличивает эффективность солнечных батарей на треть 02.01.2026

Разработка высокоэффективных солнечных батарей остается одной из ключевых задач современной энергетики. Недавнее исследование южнокорейских ученых позволило повысить производительность тонкопленочных солнечных элементов почти на 30%, что открывает новые перспективы для возобновляемых источников энергии, гибкой электроники и сенсорных устройств. Команда исследователей сосредоточилась на элементах на основе моносульфида олова (SnS) - нетоксичного и доступного материала, который идеально подходит для гибких солнечных панелей. До настоящего времени эффективность SnS-устройств оставалась низкой из-за проблем на границе контакта с металлическим электродом. В этой области возникали структурные дефекты, диффузия элементов и электрические потери, что существенно ограничивало возможности таких батарей. "Этот интерфейс был главным барьером для достижения высокой производительности", - отмечает профессор Джейонг Хо из Национального университета Чоннам. Для решения этих проблем ученые предлож ...>>

Электростатическое решение для борьбы с льдом и инеем 01.01.2026

Борьба с льдом и инеем на транспортных средствах и критически важных поверхностях зимой остается сложной и затратной задачей. Ученые из Virginia Tech разработали инновационную технологию, способную разрушать лед и иней без использования тепла или химических реагентов, что открывает новые возможности для безопасной и экологичной зимней эксплуатации транспорта. Исследователи обнаружили, что лед и иней образуют кристаллическую решетку с так называемыми ионными дефектами - заряженными участками, способными перемещаться под воздействием электрического поля. Эти дефекты являются ключом к управлению прочностью льда и его удалением с поверхностей. Когда на замерзшую поверхность подается положительный электрический заряд, отрицательные ионные дефекты притягиваются к источнику поля. Это вызывает разрушение кристаллической решетки льда, в результате чего часть льда буквально "отскакивает" от поверхности. Такой эффект позволяет удалять лед без применения внешнего тепла или химических средств ...>>

Случайная новость из Архива Перфекционизм приводит к бессоннице 23.01.2017 Исследователи из Высшей школы экономики, Нортумбрийского и Оксфордского университетов выяснили, что перфекционизм в связке с повышенной тревожностью связан с нарушением сна. Качество сна перфекционистов нередко оставляет желать лучшего. Однако не только перфекционизм сам по себе связан с бессонницей. Своеобразным фактором в этом процессе выступает еще и повышенная тревожность - склонность к частым переживаниям тревоги, в том числе по относительно незначительным поводам. В научном эксперименте участвовало 78 добровольцев в возрасте от 18 до 27 лет. Половина испытуемых (39 человек) не имела проблем со сном, а вторая половина страдала бессонницей от 3 месяцев до 10 лет. Участникам предлагалось пройти несколько тестов, выявляющих степень расстройства сна, уровень перфекционизма, а также тревожности и депрессии. Исследование показало, что бессоннице действительно может сопутствовать перфекционизм, а вернее, отдельные его проявления - беспокойство по поводу возможных ошибок, сомнения относительно собственных действий, а также родительская критика. Повышенная тревожность при этом служит связующим звеном между бессонницей и зацикленностью на стремлении к "совершенству". То есть перфекционистски настроенная личность со склонностью к излишнему беспокойству имеет больше меньше шансов уснуть ночью. Однако депрессия, как оказалась, в отличие от тревожности не настолько пагубно отражается на способности перфекционистов к спокойному сну. Правда, как отмечают ученые, чтобы говорить наверняка о характере связи депрессии, перфекционизма и бессонницы, нужны дополнительные исследования. Полученные результаты исследования, подчеркивающие взаимосвязь между тревожностью и бессонницей, могут быть полезны в разработке методов терапии расстройств сна. Важно обращать внимание на симптомы повышенной тревожности, а также на отдельные проявления перфекционизма, в особенности сомнения в отношении собственных действий, озабоченность ошибками и родительскую критику, отмечают авторы исследования.

Другие интересные новости:

▪ SAMSUNG представил первые DVD-рекордеры

▪ Офисное здание могут напечатать на 3D-принтере

▪ Антарктида становится выше

▪ Выращивание человеческих почек

▪ Ген-будильник

Лента новостей науки и техники, новинок электроники

Интересные материалы Бесплатной технической библиотеки:

▪ раздел сайта Бытовая электроника. Подборка статей

▪ статья Переоценка ценностей. Крылатое выражение

▪ статья Зачем в Англии 19 века писали письма, исписывая листок вдоль и поперек? Подробный ответ

▪ статья Мята курчавая. Легенды, выращивание, способы применения

▪ статья Самодельная ветросиловая установка. Введение. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

▪ статья Опыт с погашенной свечой. Физический эксперимент

Оставьте свой комментарий к этой статье:

www.diagram.com.ua
2000-2026