Бесплатная техническая библиотека

Должностная инструкция для офис-менеджера. Полный документ

Охрана труда / Должностные инструкции

 Комментарии к статье

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами Украины;
• Уставом Компании;
• Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
• Положениями об отделах Компании;
• приказами руководства;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей Должностной инструкцией.

8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
9. Офис-менеджер должен знать:

• организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
• положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
• функции и задачи подразделений Компании;
• функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
• свои функциональные обязанности и права;
• свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет функции секретаря Компании:
2. Документационное обеспечение управления:

• приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
• фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
• ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

3. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
4. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
5. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
6. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
7. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

• заказ воды по мере необходимости;
• заказ канцелярии ежеквартально;
• осуществление подписки на периодические издания;
• оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей;
• организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

8. Координирует и контролирует работу:

• водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
• курьеров;
• уборщицы.

9. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

• добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
• качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
• поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
• эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
• соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
• не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 Рекомендуем интересные статьи раздела Должностные инструкции:

▪ Заведующий редакционно-издательского отдела. Должностная инструкция

▪ Заведующий канцелярией. Должностная инструкция

▪ Гидротехник. Должностная инструкция

Смотрите другие статьи раздела Должностные инструкции.

Читайте и пишите полезные комментарии к этой статье.

<< Назад

Последние новости науки и техники, новинки электроники:

Экраны влияют на детей неравномерно в разном возрасте 01.08.2026

Планшеты и смартфоны давно стали привычной частью повседневной жизни даже самых маленьких детей. Родители часто используют гаджеты, чтобы успокоить малыша или занять его на время, однако ученые все чаще задаются вопросом, как экранное время сказывается на развитии мозга и будущей способности к обучению. Новое исследование показывает, что значение имеет не только продолжительность просмотра, но и возраст, в котором ребенок проводит время перед экраном. Ученые наблюдали детей от рождения до 8 лет. Оказалось, что больше всего экраны влияют на мозг в два периода - в раннем младенческом возрасте и перед поступлением в школу. У детей, много времени проводивших перед экранами в эти возрастные точки, в 9 лет были несколько хуже успехи в обучении, а в 10,5 лет хуже работала рабочая память - способность удерживать и обрабатывать информацию здесь и сейчас. Исследователи из Франции и Сингапура проанализировали данные 502 детей и выделили два ключевых этапа. У младенцев мозг развивается очень ...>>

Умные жилеты, спасающие от жары 01.08.2026

Летняя жара в больших городах все чаще становится серьезным испытанием для людей, работающих на открытом воздухе. Мусорщики, строители и другие специалисты вынуждены проводить часы под палящим солнцем, рискуя перегревом. Китайские инженеры предложили практичное решение - специальные охлаждающие жилеты, которые помогают снизить ощущаемую температуру примерно на 10 градусов. Пока мир страдает от сильной жары, китайские инженеры разработали "умные" жилеты с климат-контролем. Жилеты с кондиционированием почти не отличаются от обычной рабочей одежды. Главное отличие - в системе охлаждения. В городе Нанкин в жилет вмонтированы два вентилятора, работающих от портативных аккумуляторов. Одного заряда хватает на 3-4 часа непрерывной работы. В Чанчжоу решили разместить в карманах охлаждающие элементы с материалом, который при нагревании переходит из твердого состояния в жидкое, активно поглощая тепло. Это поддерживает комфортную температуру в течение 2,5-4 часов. Такие жилеты выглядят почти ...>>

Летающие ветротурбины 3 МВт вышли в серию 31.07.2026

Традиционные ветряные электростанции зависят от силы и стабильности ветра у поверхности земли, где воздушные потоки часто бывают слабыми и порывистыми. На больших высотах ветер обычно сильнее и постояннее, поэтому инженеры уже давно рассматривают возможность подъема турбин в воздух. Китайская компания сделала важный шаг в этом направлении, перейдя от испытаний к мелкосерийному производству. Компания Beijing Linyi Yunchuan Energy Technology запустила мелкосерийное производство летающей ветротурбины S2000, а в провинции Чжэцзян возводят отдельный завод по производству материалов для оболочки аппарата. У компании уже есть предварительные договоренности с прибрежными городами и горными регионами, которые рассматривают возможность использования этой технологии для удовлетворения собственных энергетических потребностей. Прототип, который полгода назад только что поднялся в небо над Сычуанем, теперь превращается в целую отрасль. Идея S2000 проста: вместо того чтобы устанавливать ветряну ...>>

Случайная новость из Архива Новая файловая система для Windows 8 20.01.2012 Новая файловая система Microsoft сможет предложить гораздо более гибкие возможности по хранению и обеспечению целостности данных по сравнению с NTFS, которой в будущем году исполнится 20 лет. Microsoft представила новую файловую систему для вычислительных машин на платформе Windows. Она получила название Resilient File System (ReFS), что можно перевести как "Отказоустойчивая файловая система". Вице-президент Microsoft Стивен Синофски (Steven Sinofsky) рассказал в корпоративном блоге, что раз с Windows 8 они "заново изобретают" Windows, то этот подход должен касаться и отношения к данным. ReFS использует основные принципы NTFS, самой популярной файловой системы на рынке, представленной около 19 лет назад. Однако новая система была создана "с нуля", сообщается в официальном блоге. Главная цель: поддержка систем хранения данных будущих поколений и новых сценариев работы с информацией. Разрабатывая ReFS, инженеры преследовали следующие задачи: заимствовать у NTFS все лучшее и отсечь все сложные моменты (например, были исключены сжатие данных и квоты); наделить систему возможностью проверять и автоматически исправлять данные, максимизировать возможности масштабирования, наделить систему возможностью бесперебойной работы за счет изоляции проблемных участков и обеспечить работу новой технологии Storage Spaces. Представленная несколько дней назад технология Storage Spaces позволяет из нескольких накопителей с разными интерфейсами подключения создавать единые логические пространства для хранения данных, например, "Документы", "Мультимедиа", "Архив" и т.д. При этом существует возможность в любое время подключить к пространству дополнительный накопитель для увеличения суммарной емкости. С новой файловой системой целостность данных выводится в приоритет ReFS позволит детектировать потерю фрагментов данных и неверную адресацию фрагментов - с помощью контрольных сумм. Также будет добавлена технология отслеживания деградированных данных ("bit rot") - тот вид потерь, который сложнее всего заметить. Данные деградируют из-за того, что ячейки накопителя используются в процессе эксплуатации неравномерно. Для выявления таких фрагментов в операционную систему будет добавлен процесс, который будет регулярно сравнивать данные с данными в резервных копиях и выявлять расхождения. В случае повреждения файлов при невозможности их восстановления из резервной копии (например, если система из-за какой-либо ошибки повредила все копии файла) он будет автоматически удаляться из пространства имен. Таким образом он будет "отрезан" от ОС и не станет причиной последующих сбоев.

Другие интересные новости:

▪ Приемопередатчик CC1310F128 с потреблением 16 мкА

▪ Северное полушарие получает больше осадков

▪ Сбор грибов под контролем со спутника

▪ Умные часы от Samsung

▪ Выбросы CO2 уберегут Землю от ледникового периода

Лента новостей науки и техники, новинок электроники

Интересные материалы Бесплатной технической библиотеки:

▪ раздел сайта Справочник электрика. Подборка статей

▪ статья Здоровье человека и общества. Основы безопасной жизнедеятельности

▪ статья Зачем Ричард Львиное Сердце провел ночь в одной кровати с французским королем? Подробный ответ

▪ статья Вех ядовитый. Легенды, выращивание, способы применения

▪ статья Высоковольтный трансформатор. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

▪ статья Лист бумаги меняет цвет. Секрет фокуса

Оставьте свой комментарий к этой статье:

www.diagram.com.ua
2000-2026