Бесплатная техническая библиотека

Должностная инструкция для офис-менеджера. Полный документ

Охрана труда / Должностные инструкции

 Комментарии к статье

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами Украины;
• Уставом Компании;
• Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
• Положениями об отделах Компании;
• приказами руководства;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей Должностной инструкцией.

8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
9. Офис-менеджер должен знать:

• организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
• положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
• функции и задачи подразделений Компании;
• функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
• свои функциональные обязанности и права;
• свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет функции секретаря Компании:
2. Документационное обеспечение управления:

• приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
• фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
• ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

3. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
4. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
5. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
6. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
7. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

• заказ воды по мере необходимости;
• заказ канцелярии ежеквартально;
• осуществление подписки на периодические издания;
• оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей;
• организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

8. Координирует и контролирует работу:

• водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
• курьеров;
• уборщицы.

9. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

• добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
• качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
• поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
• эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
• соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
• не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 Рекомендуем интересные статьи раздела Должностные инструкции:

▪ Береговой матрос. Должностная инструкция

▪ Специалист-аналитик. Должностная инструкция

▪ Заместитель генерального директора. Должностная инструкция

Смотрите другие статьи раздела Должностные инструкции.

Читайте и пишите полезные комментарии к этой статье.

<< Назад

Последние новости науки и техники, новинки электроники:

Кислотность океана разрушает зубы акул 03.10.2025

Мировые океаны выполняют важнейшую функцию - они поглощают около трети углекислого газа, выбрасываемого в атмосферу. Это помогает замедлять темпы глобального потепления, но имеет и обратную сторону. Растворяясь в воде, CO2 образует угольную кислоту, которая повышает концентрацию водородных ионов и приводит к снижению pH. Вода становится более кислой, а последствия этого процесса уже заметны для морских экосистем. Средний показатель кислотности океана сейчас равен примерно 8,1, тогда как еще недавно за условную норму брали значение 8,2. По прогнозам, к 2300 году уровень может упасть до 7,3 - это сделает океан почти в десять раз кислее нынешнего состояния. Для обитателей морей подобные изменения означают не просто сдвиг химического равновесия, а реальную угрозу физиологическим процессам, начиная от формирования раковин у моллюсков и заканчивая охотничьим поведением акул. Чтобы выяснить, как именно кислотная среда отражается на зубах акул, группа немецких исследователей провела эксп ...>>

Почтовый космический корабль Arc 03.10.2025

Космические технологии становятся частью инфраструктуры, способной повлиять на логистику, медицину и даже военную сферу. Идея использовать орбиту как глобальный склад для срочных поставок звучала еще недавно как научная фантастика, но стартап Inversion пытается превратить ее в практическое решение. Компания Inversion появилась в начале 2021 года благодаря Джастину Фиаскетти и Остину Бриггсу, которые на тот момент были студентами Бостонского университета. Их замысел состоял в том, чтобы сделать возможной доставку грузов не только через спутниковые сети данных, но и в буквальном смысле - физических предметов. В основе лежит простая мысль: если космос обеспечивает доступ к любой точке Земли, то и грузы должны перемещаться тем же маршрутом. Уже за три года работы команда из 25 специалистов успела построить демонстрационный аппарат "Ray". Его запуск состоялся в рамках миссии SpaceX Transporter-12. Устройство весом 90 килограммов проверяло ключевые технологии Inversion, включая двухком ...>>

Лазерное обогащение урана 02.10.2025

Ядерная энергия остается одним из ключевых источников стабильного электричества, особенно для стран с растущими потребностями в энергоснабжении. Однако обеспечение бесперебойных поставок топлива для атомных станций требует современных технологий обогащения урана, которые одновременно эффективны и безопасны. Американская компания Global Laser Enrichment (GLE) делает значительный шаг в этом направлении, завершив масштабное тестирование лазерной технологии обогащения урана. Демонстрационная программа была проведена на объекте в Уилмингтоне, Северная Каролина. Тестирование технологии SILEX (Separation of Isotopes by Laser EXcitation), разработанной австралийской Silex Systems, стартовало в мае 2025 года и продлится до конца года. В ходе экспериментов компания планирует получить сотни фунтов низкообогащенного урана (LEU), который может быть использован в качестве топлива для атомных электростанций. GLE была создана в 2007 году для коммерциализации лазерных методов обогащения урана в С ...>>

Случайная новость из Архива Бактерии, которые едят грязь и дышат электричеством 10.01.2020 В Йеллоустонском национальном парке находятся озера с горячей водой, в которых живут странные бактерии. Они дышат электричеством и питаются отходами, которые загрязняют окружающую среду. Их обнаружила команда ученых из Вашингтонского государственного университета. Найденные микроорганизмы могут решить две важнейшие проблемы человечества - загрязнение окружающей среды и невозможность восстановления источников энергии. Как? Эти микроорганизмы в прямом смысле питаются частичками токсичных веществ и в процессе их переваривания производят электричество. Такая бактерия может поглощать загрязнители, превращая их в менее вредные субстанции и производя при этом электричество, которое можно использовать для приборов с низким энергопотреблением. Собрать эти микробы оказалось нелегкой задачей. Сначала группа ученых преодолела сложный путь до четырех древних бассейнов с горячей водой. Прибыв на место, они опустили несколько электродов в воду, чтобы привлечь малоизвестные бактерии. Через 32 дня ученые вернулись обратно к горячим источникам, чтобы забрать погружены в воду электроды. В них они обнаружили теплолюбивые бактерии, которая "дышит" электричеством.

Другие интересные новости:

▪ Лень полезна для человека

▪ Приливная электростанция MeyGen установила мировой рекорд

▪ Физическая нагрузка полезна для мозга

▪ Интернет для стиральной машины

▪ Транзистор из одного атома

Лента новостей науки и техники, новинок электроники

Интересные материалы Бесплатной технической библиотеки:

▪ раздел сайта Начинающему радиолюбителю. Подборка статей

▪ статья Зонтик-теплица. Советы домашнему мастеру

▪ статья Какую тайну берегли китайцы пуще глаза? Подробный ответ

▪ статья Водитель трамвая. Должностная инструкция

▪ статья Измеритель L и C. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

▪ статья Защита для устройств, питающихся от сети 220 вольт. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

Оставьте свой комментарий к этой статье:

www.diagram.com.ua
2000-2025