Бесплатная техническая библиотека

Должностная инструкция для офис-менеджера. Полный документ

Охрана труда / Должностные инструкции

 Комментарии к статье

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами Украины;
• Уставом Компании;
• Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
• Положениями об отделах Компании;
• приказами руководства;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей Должностной инструкцией.

8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
9. Офис-менеджер должен знать:

• организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
• положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
• функции и задачи подразделений Компании;
• функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
• свои функциональные обязанности и права;
• свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет функции секретаря Компании:
2. Документационное обеспечение управления:

• приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
• фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
• ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
• по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

3. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
4. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
5. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
6. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
7. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

• заказ воды по мере необходимости;
• заказ канцелярии ежеквартально;
• осуществление подписки на периодические издания;
• оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей;
• организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

8. Координирует и контролирует работу:

• водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
• курьеров;
• уборщицы.

9. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

• добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
• качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
• поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
• эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
• соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
• не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 Рекомендуем интересные статьи раздела Должностные инструкции:

▪ Кладовщик. Должностная инструкция

▪ Заведующий отделением (кабинетом) профилактики. Должностная инструкция

▪ Заместитель начальника контрольно-ревизионного отдела. Должностная инструкция

Смотрите другие статьи раздела Должностные инструкции.

Читайте и пишите полезные комментарии к этой статье.

<< Назад

Последние новости науки и техники, новинки электроники:

Атомный секрет вечного блеска золота 20.06.2026

Золото издавна считается символом вечности и благородства не только из-за своей редкости, но и благодаря удивительной химической стойкости. В отличие от большинства металлов, оно не окисляется на воздухе, не тускнеет и не покрывается ржавчиной даже спустя тысячелетия. Эта уникальная инертность позволила золотым артефактам сохранять первозданный блеск с древних времен. Однако точный механизм такой защиты долго оставался загадкой для ученых. Недавнее исследование американских химиков-вычислителей раскрыло, что дело не просто в слабом взаимодействии с кислородом, а в особой атомной структуре поверхности металла. Сотрудники Тулейнского университета Санту Бисвас и Мэтью М. Монтемор провели детальное компьютерное моделирование, чтобы понять, как молекулы кислорода взаимодействуют с поверхностью золота. Ученые сравнили два основных типа атомных структур: "реконструированные" и "нереконструированные" поверхности. Было доказано, что природная способность золота к перестройке атомов играет кл ...>>

Смарфон Realme 16T 5G 20.06.2026

В сегменте доступных смартфонов с акцентом на длительную работу без подзарядки компания Realme представила интересную новинку - модель Realme 16T 5G. Главным преимуществом устройства стала по-настоящему впечатляющая батарея емкостью 8000 мАч, которая способна обеспечить до трех дней автономной работы при умеренном использовании. При этом инженерам удалось сохранить относительно компактный корпус толщиной менее 9 мм и вес всего 224 грамма, что делает смартфон удобным для повседневного ношения несмотря на внушительный аккумулятор. Смартфон оснащен большим 6,8-дюймовым LCD-дисплеем с высокой частотой обновления 144 Гц и пиковой яркостью до 1200 нит. Такое сочетание обеспечивает плавную картинку в динамичных сценах и комфортное восприятие контента даже под прямыми солнечными лучами. За производительность отвечает энергоэффективный процессор MediaTek Dimensity 6300, дополненный оперативной памятью LPDDR4X и накопителем UFS 2.2. Для эффективного отвода тепла во время продолжительных нагру ...>>

Проблема набора веса после 40 19.06.2026

С возрастом многие люди замечают, что поддерживать привычный вес становится все сложнее, даже если рацион и уровень активности существенно не меняются. Ученые из Каролинского института в Швеции раскрыли одну из ключевых биологических причин этого явления. Они показали, что с годами в жировой ткани замедляется процесс обновления липидов, из-за чего организм постепенно накапливает жир. Это естественное возрастное изменение объясняет, почему после 40 лет тело начинает "работать" иначе, способствуя набору веса. В долгосрочном исследовании специалисты наблюдали за жировой тканью 54 мужчин и женщин на протяжении в среднем 13 лет. Независимо от того, набирали участники вес или, наоборот, худели, у всех без исключения скорость липидного обмена в жировых клетках заметно снижалась. Жир в клетках обновляется все медленнее, и этот процесс происходит автоматически с течением времени. Те, кто не компенсировал замедление уменьшением калорийности питания, в среднем набирали около 20% от исходного в ...>>

Случайная новость из Архива Солнечные панели из дешевого сырья 09.08.2012 Ученые из Национальной лаборатории Лоренса Беркли научились делать недорогие высокоэффективные солнечные панели практически из любого полупроводникового материала. Солнечные панели преобразуют солнечный свет в электроэнергию с помощью полупроводниковых материалов, обладающих фотоэлектрическим эффектом, т.е. поглощают фотоны и освобождают электроны. Одно из препятствий в их повсеместном распространении - дороговизна панелей, обусловленная высокими требованиями к материалам, из которых они изготавливаются - кристаллическому кремнию, арсениду галлия, теллуриду кадмия и другим, не менее экзотическим. Новая технология позволяет использовать дешевые полупроводники, такие как оксиды металлов, сульфиды и фосфиды, которые можно найти буквально везде, но до сих пор они считались непригодными для изготовления солнечных панелей. Суть новой технологии, названной SFPV, заключается в использовании известного эффекта электрического поля, которое изменяет концентрацию носителей заряда в полупроводнике. В верхний электрод проникает электрическое поле, которое позволяет создать p-n-переходы в полупроводниках. При этом явление наблюдается даже в тех полупроводниковых материалах, которые для создания p-n-перехода требуют сложных высокотемпературных химических процессов. В одной из конфигураций кремниевого электрода использовалось тончайшее графеновое покрытие, которое позволяет электрическому полю проникать в электрод и управлять концентрацией заряженных частиц в полупроводнике. Таким образом технология SFPV позволяет создавать высококачественные p-n-переходы в практически любом полупроводнике - достаточно подобрать правильную форму электрода. На практике это означает возможность использования широкого спектра различных материалов в перспективных областях солнечной энергетики и электроники.

Другие интересные новости:

▪ Умные очки Sharp с камерой Spectacles

▪ Гибридный генератор для энергии днем и ночью

▪ Клеточное деление воссоздано снаружи клетки

▪ Микросхема статической памяти объемом 72 Мбит CY7C147X

▪ Виртуальный телекинез

Лента новостей науки и техники, новинок электроники

Интересные материалы Бесплатной технической библиотеки:

▪ раздел сайта Культурные и дикие растения. Подборка статей

▪ статья Чтоб больше поэтов хороших и разных. Крылатое выражение

▪ статья Как глубоко проникают корни растений? Подробный ответ

▪ статья Скандинавские фьорды. Чудо природы

▪ статья Переходник S-VIDEO - AV. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

▪ статья Блок питания для ионизатора. Энциклопедия радиоэлектроники и электротехники

Оставьте свой комментарий к этой статье:

www.diagram.com.ua
2000-2026